Checkliste: Diese Unterlagen braucht Ihr Inkassounternehmen

Je vollständiger Ihre Unterlagen, desto schneller kann das Inkassounternehmen loslegen – und desto schwerer fällt es dem Schuldner, die Forderung zu bestreiten. Diese Checkliste stellen Sie am besten schon vor der Anfrage zusammen.

1. Die Forderung selbst

• Rechnung(en) mit Rechnungsnummer, Datum und Fälligkeit
• Vertrag, Auftragsbestätigung oder Bestellung – der Nachweis, dass die Leistung vereinbart war
• Leistungsnachweis: Lieferschein, Abnahmeprotokoll, Stundenzettel oder Versandbestätigung
• Teilzahlungen: Aufstellung, was bereits gezahlt wurde und was offen ist
• Bei laufenden Verträgen: Kündigungs- bzw. Vertragsstand

2. Der Mahnverlauf

• Kopien von Zahlungserinnerung und Mahnungen mit Datum (siehe Musterbrief letzte Mahnung)
• Zugangsnachweise, sofern vorhanden (Einschreiben-Beleg, Lesebestätigung)
• Schriftwechsel mit dem Schuldner – besonders Einwände oder ein Schuldanerkenntnis („zahle nächste Woche")
• Bereits getroffene Ratenzahlungsvereinbarungen

3. Angaben zum Schuldner

• Vollständiger Name bzw. Firmierung – bei Firmen inkl. Rechtsform und ggf. Handelsregisternummer
• Letzte bekannte Anschrift (auch wenn Post zurückkam – die Adressermittlung übernimmt das Inkasso)
• Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Bankverbindung – alles, was Sie haben
• Besonderheiten: bekannte Zahlungsschwierigkeiten, laufende Insolvenz, bestrittene Forderung

4. Formales

• Ist die Forderung unverjährt? (Regelverjährung: 3 Jahre zum Jahresende)
• Ist die Forderung tituliert (Mahn-/Vollstreckungsbescheid, Urteil)? Dann Titel beilegen – er ist 30 Jahre vollstreckbar
• Ihre eigenen Stammdaten: Firmierung, Ansprechpartner, Bankverbindung für Auszahlungen

Unterlagen komplett? Dann übergeben

Mit vollständigen Unterlagen ist die Übergabe in wenigen Minuten erledigt: Anbieter über den Inkasso-Finder eingrenzen, 2–3 Favoriten vergleichen und eine unverbindliche Anfrage stellen – die Unterlagen reichen Sie erst nach, wenn Sie sich für einen Anbieter entschieden haben.