Musterbrief: Letzte Mahnung vor Inkasso (Vorlage zum Kopieren)

Die letzte Mahnung ist Ihr deutlichstes Schreiben an den Schuldner – und zugleich die Grundlage dafür, dass die Kosten des anschließenden Inkassos als Verzugsschaden beim Schuldner geltend gemacht werden können. Diese Vorlage können Sie direkt übernehmen und an Ihren Fall anpassen.

Die Vorlage

[Ihr Firmenname]
[Ihre Anschrift]

[Name des Schuldners]
[Anschrift des Schuldners]

[Ort], [Datum]

Letzte Mahnung – Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum]

Sehr geehrte/r [Name],

trotz unserer Zahlungserinnerung vom [Datum] und unserer Mahnung
vom [Datum] ist die folgende Forderung weiterhin offen:

  Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum]        [Betrag] EUR
  Verzugszinsen seit dem [Datum]           [Betrag] EUR
  Mahnkosten                               [Betrag] EUR
  ------------------------------------------------------
  Gesamtbetrag                             [Summe] EUR

Wir fordern Sie letztmalig auf, den Gesamtbetrag bis spätestens zum

  [konkretes Datum, ca. 7–10 Tage]

auf das unten genannte Konto zu überweisen.

Sollte der Betrag nicht fristgerecht eingehen, übergeben wir die
Forderung ohne weitere Ankündigung an ein Inkassounternehmen bzw.
leiten das gerichtliche Mahnverfahren ein. Die dadurch entstehenden
zusätzlichen Kosten gehen zu Ihren Lasten.

Sollten Sie zwischenzeitlich bereits gezahlt haben, betrachten Sie
dieses Schreiben als gegenstandslos.

Bankverbindung:
[IBAN] · [Bank] · Verwendungszweck: [Rechnungsnummer]

Mit freundlichen Grüßen
[Name, Firma]

Vorlage als Textdatei herunterladen

Darauf kommt es an

• Konkretes Fristdatum statt „innerhalb von 10 Tagen" – das nimmt dem Schuldner jede Ausrede.
• Aufschlüsselung der Forderung: Hauptforderung, Zinsen und Mahnkosten getrennt ausweisen.
• Klare Konsequenz: Kündigen Sie nur an, was Sie danach auch umsetzen – und setzen Sie es um. Wie Sie den passenden Anbieter finden, zeigt unser Inkasso-Finder.
• Keine überzogenen Mahngebühren: mehr als 2–5 € pro Mahnung gelten schnell als unwirksam.
• Zugang beweisbar machen: Einwurf-Einschreiben genügt in der Praxis; ein einfacher Brief plus E-Mail ist besser als nur E-Mail.

Nach Fristablauf: nicht weiter warten

Verstreicht die Frist, senken weitere Mahnungen nur Ihre Erfolgsaussichten – jede Woche Wartezeit spielt dem Schuldner in die Hände. Stellen Sie jetzt die Unterlagen für die Inkasso-Übergabe zusammen und übergeben Sie den Fall. Was das kostet, zeigt der Inkassokostenrechner – bei Anbietern mit dem Kostenmodell „kostenlos im Erfolgsfall" tragen Sie ohnehin kein Risiko.