Inkassobüro beauftragen: Ablauf, Unterlagen und Checkliste

Die Beauftragung eines Inkassounternehmens ist unkomplizierter, als viele denken – bei den meisten Anbietern dauert sie online keine 15 Minuten. Damit die Beitreibung schnell startet, sollten Sie Ihre Unterlagen vorher zusammenstellen.

Schritt 1: Voraussetzungen prüfen

Ihre Forderung sollte fällig und unbestritten sein. Idealerweise haben Sie den Schuldner bereits gemahnt – rechtlich reicht für den Verzug eine Mahnung nach Fälligkeit (oder ein kalendermäßig bestimmtes Zahlungsziel, dann braucht es gar keine Mahnung). Wie Sie richtig mahnen, lesen Sie in unserer Anleitung zum Mahnen.

Schritt 2: Unterlagen zusammenstellen

• Rechnung(en) mit Rechnungsdatum und Fälligkeit
• Nachweis der Leistung: Auftrag, Vertrag, Lieferschein, Abnahmeprotokoll oder E-Mail-Verkehr
• Kopien Ihrer Mahnungen inkl. Versanddatum
• Vollständige Schuldnerdaten: Name/Firma, Anschrift, wenn vorhanden Geburtsdatum bzw. Handelsregisternummer, Telefonnummer, E-Mail
• Informationen zu Teilzahlungen oder Einwänden des Schuldners

Schritt 3: Anbieter auswählen

Vergleichen Sie vor allem diese Punkte:

• Kostenmodell: „Kostenlos im Erfolgsfall", Erfolgsprovision auf die Hauptforderung, Fallpauschale oder Mitgliedsbeitrag? Rechnen Sie das Modell auf Ihre typische Forderungshöhe um.
• Branchenerfahrung: Ein Anbieter, der Ihre Branche kennt, argumentiert besser gegen typische Einwände.
• Leistungsumfang: Übernimmt der Anbieter auch das gerichtliche Verfahren und die Langzeitüberwachung?
• Online-Mandat & Portal: Digitale Aktenübergabe und ein Mandanten-Login sparen im Alltag viel Zeit.

Schritt 4: Mandat erteilen

Bei der Beauftragung unterschreiben Sie in der Regel eine Inkassovollmacht und treten die Kommunikation mit dem Schuldner ab. Ab jetzt gilt: Kontaktiert der Schuldner Sie direkt oder zahlt an Sie, informieren Sie umgehend das Inkassounternehmen – sonst laufen Mahnschreiben ins Leere.

Worauf Sie im Vertrag achten sollten

• Kosten bei Misserfolg: Was zahlen Sie, wenn der Schuldner gar nicht zahlt? („Immer kostenlos" vs. Auslagenersatz)
• Erfolgsprovision: Wird sie von der Hauptforderung abgezogen? Wie hoch ist der Prozentsatz?
• Laufzeit und Exklusivität: Können Sie den Auftrag zurückziehen? Gibt es Mindestlaufzeiten bei Mitgliedschafts-Modellen?
• Berichtswesen: Wie oft erhalten Sie Statusberichte? Gibt es ein Online-Portal?
• Abrechnung von Teilzahlungen: Werden Zahlungseingänge zuerst auf Kosten oder auf die Hauptforderung verrechnet?

Was passiert nach der Beauftragung?

Das Inkassounternehmen prüft die Unterlagen, ermittelt gegebenenfalls die aktuelle Anschrift und startet das außergerichtliche Mahnverfahren. Reagiert der Schuldner nicht, stimmt der Anbieter mit Ihnen das weitere Vorgehen ab – meist der gerichtliche Mahnbescheid. Die Kosten dafür können Sie vorab mit unserem Gerichtskostenrechner überschlagen.