Bevor ein Inkassounternehmen oder Anwalt ins Spiel kommt, steht das eigene Mahnwesen. Wer strukturiert mahnt, bekommt einen großen Teil der offenen Rechnungen selbst bezahlt – und schafft zugleich die rechtliche Grundlage, um Verzugsschäden wie Inkassokosten später dem Schuldner aufzuerlegen.
Wann ist der Schuldner in Verzug?
Verzug tritt ein:
- Mit Mahnung: nach Fälligkeit und Zugang einer Mahnung.
- Ohne Mahnung: wenn ein kalendermäßig bestimmtes Zahlungsziel („zahlbar bis 15.08.") überschritten wird.
- Automatisch nach 30 Tagen: spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung – gegenüber Verbrauchern nur, wenn die Rechnung ausdrücklich darauf hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB).
Wie viele Mahnungen sind sinnvoll?
Rechtlich genügt eine Mahnung. In der Praxis hat sich ein gestuftes Vorgehen bewährt:
| Stufe | Zeitpunkt | Ton |
|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | ca. 7 Tage nach Fälligkeit | Freundlich – oft ist es nur ein Versehen |
| 1. Mahnung | ca. 14 Tage später | Bestimmt, mit Frist (7–10 Tage) und Verzugszinsen |
| 2. (letzte) Mahnung | ca. 10 Tage später | Deutlich: Ankündigung von Inkasso/gerichtlichem Verfahren |
Mehr als drei Schreiben bringen erfahrungsgemäß nichts mehr – danach sollte die Forderung an ein Inkassounternehmen übergeben werden, solange sie noch „frisch" ist. Die Erfolgsquote sinkt mit jedem Monat.
Das gehört in jede Mahnung
- Eindeutige Bezeichnung der Forderung: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag
- Bereits erfolgte Teilzahlungen und der offene Restbetrag
- Konkrete Zahlungsfrist mit Datum („bis zum 25.08.2026") statt „innerhalb von 10 Tagen"
- Bankverbindung und Verwendungszweck
- Ab der 1. Mahnung: Verzugszinsen und ggf. Mahnkosten
- In der letzten Mahnung: klare Ankündigung der nächsten Schritte (Inkasso, gerichtliches Mahnverfahren, Schufa-relevante Folgen bei titulierten Forderungen)
Häufige Fehler beim Mahnen
- Unkonkrete Fristen oder gar keine Frist – der Schuldner spielt auf Zeit.
- Leere Drohungen: Wer dreimal „letzte Mahnung" schreibt, wird nicht ernst genommen. Kündigen Sie nur an, was Sie auch umsetzen.
- Überhöhte Mahngebühren: Zulässig sind nur tatsächliche Kosten (Porto, Material) – pauschal mehr als 2–5 € pro Mahnung gelten schnell als unwirksam.
- Nur E-Mail: Spätestens die letzte Mahnung sollte per Post (im Zweifel per Einwurf-Einschreiben) verschickt werden – Sie müssen den Zugang beweisen können.
- Zu langes Warten: Beachten Sie die regelmäßige Verjährung von 3 Jahren zum Jahresende.
Noch besser als gut zu mahnen ist, Zahlungsausfälle von vornherein zu vermeiden – wie das geht, zeigt der Artikel Zahlungsausfälle vermeiden.
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